Dokumenten Management mit Liferay

Liferay mit agorum® core DMS - mehr als nur eine Dokumentenbibliothek

Liferay bietet mit seiner Dokumentenbibliothek grundsätzliche Funktionalitäten, die ein einfaches Dokumenten Management ermöglichen. Eine Kombination von Liferay und dem DMS agorum® core bietet Ihnen umfangreiche Funktionen für ein professionelles Dokumenten Management in Ihrem Unternehmen.

Die Vorteile durch die Produktkombination Liferay agorum core

• Dokumente können mit agorum® core mit einem Klick im Liferay Portal im Bearbeitungsprogramm geöffnet, bearbeitet und wieder gespeichert
  werden, ohne Umweg
• mit der Produktkombination können auch E-Mails einbezogen und in einer Kundenakte archiviert werden
• Workflows sind nun in großem Umfang durch das agorum®-Workflow-Modul mit mächtiger Entwicklungsumgebung möglich
• mit agorum® core erhält Liferay Portal eine revisionssichere Archivierung
• mit dem agorum® core Sync-Modul können unterschiedliche Standorte miteinander synchronisiert werden
• Liferay erhält durch agorum® core auf Wunsch eine Texterkennungsfunktion (OCR)

Funktionen der Liferay Dokumentenbibliothek

• Dokumente versionieren
• Office-Dokumente aus dem Portal heraus bearbeiten
• Ordner/Unterordner anlegen
• mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen
• Dokumente in der Dokumentenbibliothek suchen
• Querverbindungen zu anderen Dokumenten herstellen (Verknüpfungen)
• Dokumente sperren
• Dokumente verschieben
• Dokumente löschen
• Dokumentenbeschreibungen erstellen
• Dokumente bewerten
• Dokumente vertaggen
• Dokumente kommentieren
• auf Laufwerke über WebDAV zugreifen
• mit der Dokumentenbibliotheks-Anzeige einzelne Rootverzeichnisse aus der Dokumentenbibliothek abgreifen und dementsprechend anzeigen

WebDAV Integration mit Microsoft Office®

Das Liferay DMS kann mit Microsoft Office® verbunden werden, d. h. wann immer Sie Dateien oder Dokumente von Ihrem lokalen (virtuellen) Laufwerk aktualisieren, können diese automatisch in Ihrer Online-Dokumentenbibliothek hochgeladen werden.

Das Liferay DMS bedient sich der öffentlich zugänglichen SharePoint®-Protokolle, um es dem Benutzer zu ermöglichen, Dokumente zu öffnen, zu sichern, zu schützen und direkt zwischen Liferay und Microsoft Office® auszutauschen. Dies eröffnete völlig neue Möglichkeiten, den Desktop Workflow in internetbasierte Zusammenarbeit und Dokumentenablagen zu integrieren. So können z. B. Teams Dokumente in die Liferay Dokumentenbibliothek speichern und ein Brainstorming mit Unterstützung von gemeinschaftlich genutzten Werkzeugen, wie dem IM, Wiki oder Foren, durchführen.

Die Suche

Die Volltext-Suche ist, wie bei Liferay, auf Lucene aufgesetzt; zusätzlich können Dokumente auf externen Laufwerken indiziert und der Index kann mit gesichert werden. Alle hinterlegten Mails samt ihrer Anhänge werden im Volltext mit durchsucht.. Mehr zum Thema Liferay und Lucene 

Anbindung E-Mail

• Mit agorum® core lassen sich bereits vorhandene Mailkonten ganz einfach in das Dokumenten Management einbinden.
• In agorum® core können alle hinterlegten Mails samt ihrer Anhänge im Volltext durchsucht werden.
• Alle relevanten Dokumente, einschließlich der Mails, können in einer elektronischen Akte zusammengefasst werden.
   

Effiziente Geschäftsprozesse

Mit der in agorum® core integrierten jBPM Workflow Engine lassen sich beliebig viele Workflows abbilden. Die Workflow-Komponente basiert auf jBPM von JBoss.
Hier nur einige Beispiele:

• Post beim Eingang digitalisieren und effizienter durch den Betrieb schleusen
• Rechnungsdurchläufe komplett digital organisieren und durchführen
• Beschwerden effektiv managen
• Urlaubsanträge online abwickeln

Mobiles Arbeiten von unterwegs

Mit dem agorum® core Sync-Modul können unterschiedliche Standorte miteinander synchronisiert werden. So ist es möglich, dass Mitarbeiter überregional mit denselben Dokumenten und elektronischen Akten arbeiten können. Mit agorum2go ist es möglich, die Daten des DMS mit einem Laptop zu synchronisieren, damit sind alle Dokumente auch ohne Zugang zum Internet mobil immer mit dabei.
 

Anbindung vorhandener Dateisysteme

Mit dem agorum® core File-Adaptor lassen sich vorhandene Dateisysteme in das DMS einbinden. Die Adaptor-Module sorgen dafür, dass "fremde" vorhandene Systeme eingebunden werden können. Dabei bleiben Ihre Daten dort, wo sie sind (auf Ihren vorhandenen Dateiservern), können aber mit den DMS Funktionen von agorum® core benutzt werden. Also zum Beispiel die Suche, Mitteilungen, Workflow, Webservices etc.. Vorhandene Ordner- und Dateistrukturen sind direkt in Liferay verfügbar. 
 

Eine detaillierte Funktionsübersicht zu dem auf Java basierenden DMS agorum® core finden Sie unter:
agorum core

Die Community Version „agorum® core“ steht als Open Source unter der GPL zur Verfügung – Zusatzmodule sind kostenpflichtig.